STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) • คู่มือการใช้งานระบบ
คู่มือการใช้งานระบบร้านแว่นเอื้ออาทร
คู่มือแนะนำขั้นตอนการทำงานทีละสเตป สำหรับเจ้าหน้าที่หน้าร้านและนักทัศนมาตร สาขาลำลูกกาคลอง 8
1. ระบบลูกค้า & ประวัติสายตา (CRM)
หัวใจหลัก1.1
การค้นหาข้อมูลลูกค้าด่วนด้วยเบอร์โทรศัพท์ (Search by Phone)
ค้นหาข้อมูลลูกค้าได้ทันทีภายใน 1 วินาที เพียงพิมพ์เบอร์โทรศัพท์หรือชื่อลูกค้าในแถบค้นหาด้านบนของหน้าจอ
ขั้นตอนปฏิบัติการ (Action Checklist):
- พิมพ์เบอร์โทรศัพท์ 10 หลัก (เช่น 0812345678) หรือชื่อลูกค้าที่ช่องค้นหาด้านบนสุดของหน้าเว็บ
- ระบบจะแสดงรายชื่อที่ตรงกันแบบเรียลไทม์ (Auto-Suggest)
- คลิกที่รายชื่อลูกค้า ระบบจะพาไปยังหน้าประวัติสายตาและประวัติการสั่งซื้อของลูกค้ารายนั้นทันที
คำแนะนำ (Pro Tip): พนักงานหน้าร้านสามารถค้นหาด้วยตัวเลข 4 ตัวท้ายของเบอร์โทรศัพท์ได้เช่นกัน
1.2
การลงทะเบียนลูกค้าใหม่หน้าร้าน (Add Customer)
บันทึกข้อมูลลูกค้าใหม่เพื่อเปิดประวัติการตรวจวัดสายตาและสร้างสิทธิ์รับประกัน
ขั้นตอนปฏิบัติการ (Action Checklist):
- คลิกปุ่ม '+ เพิ่มลูกค้าใหม่' สีฟ้าที่มุมขวาบน หรือในหน้าลูกค้า (CRM)
- กรอกชื่อ-นามสกุล, เบอร์โทรศัพท์ (จำเป็นต้องกรอกเพื่อใช้เป็นรหัสค้นหาหลัก)
- ระบุอายุ และอาชีพ/พฤติกรรมการใช้สายตา (เช่น ทำงานหน้าจอคอมพิวเตอร์, ขับรถกลางคืน)
- กดปุ่ม 'บันทึกข้อมูล' ระบบจะสร้างโปรไฟล์ลูกค้าใหม่พร้อมเปิดตารางประวัติสายตาทันที
คำแนะนำ (Pro Tip): ระบบมีระบบตรวจสอบเบอร์โทรศัพท์ซ้ำอัตโนมัติ เพื่อป้องกันการเปิดประวัติซ้ำซ้อน
1.3
การนำเข้าข้อมูลลูกค้า & สมุดประวัติร้านแว่น (Smart Bulk Import)
ถ่ายโอนข้อมูลลูกค้าเดิมของร้านจากไฟล์ Excel / CSV เข้าสู่ระบบได้อย่างรวดเร็ว รองรับทั้งตารางปกติและสมุดการ์ดประวัติสายตาหน้าร้าน
ขั้นตอนปฏิบัติการ (Action Checklist):
- ในหน้า 'ลูกค้า & ค่าสายตา (CRM)' คลิกปุ่ม 'นำเข้า Excel / CSV' สีเขียว
- ระบบตรวจจับรูปแบบอัตโนมัติ: รองรับทั้งไฟล์ตารางเดี่ยวทั่วไป และ 'ไฟล์สมุดการ์ดร้านแว่น (Optical Ledger)'
- รองรับไฟล์ Excel หลายชีต (Multi-Sheet) เช่น หมวด ก-ฮ และชีต progressive ระบบสามารถดึงประมวลผลพร้อมกันทุกชีตในคลิกเดียว
- ดึงข้อมูลครบวงจร: ชื่อลูกค้า, เบอร์โทร, ค่าสายตาตาขวา (OD: SPH, CYL, AXIS, ADD), ตาซ้าย (OS), ค่า PD, กรอบแว่น, ชนิดเลนส์ และราคาสั่งตัด
- เลือกระบบจัดการเบอร์ซ้ำ: 'ข้ามข้อมูลซ้ำ (Skip)' หรือ 'อัปเดตข้อมูลทับ (Update)'
- ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลในตารางพรีวิว แล้วกด 'ยืนยันการนำเข้า'
คำแนะนำ (Pro Tip): เมื่อนำเข้าไฟล์สมุดการ์ดร้านแว่น ระบบจะบันทึกลงทั้งตารางลูกค้า (CRM), ประวัติค่าสายตา (Prescriptions) และประวัติการสั่งตัด (Orders) ให้อัตโนมัติทันที
2. การบันทึกค่าสายตา & บัตรค่าสายตา (Prescription)
แม่นยำสูง2.1
ทำความเข้าใจตารางค่าสายตา High-Contrast (OD vs OS)
ตารางค่าสายตาออกแบบด้วยมาตรฐานสากล แยกความแตกต่างของตาทั้งสองข้างชัดเจน ป้องกันการอ่านค่าผิดพลาด
ขั้นตอนปฏิบัติการ (Action Checklist):
- ตาขวา (OD - Oculus Dexter): แสดงด้วยแถบสีฟ้าอ่อน เพื่อความชัดเจน
- ตาซ้าย (OS - Oculus Sinister): แสดงด้วยแถบสีเขียวอ่อน
- SPH (Sphere): ค่าสายตาสั้น (ติดลบ เช่น -2.50) หรือสายตายาว (เป็นบวก เช่น +1.50)
- CYL (Cylinder): ค่าสายตาเอียง (ระบุเป็นค่าลบ เช่น -0.75)
- AXIS: องศาแนวแกนเอียง (ค่าระหว่าง 0 ถึง 180 องศา)
- ADD (Addition): ค่าสายตายาวตามวัย สำหรับประกอบเลนส์โปรเกรสซีฟหรือเลนส์สองชั้น
- PD (Pupillary Distance): ระยะห่างระหว่างกึ่งกลางรูม่านตาทั้งสองข้าง (หน่วยเป็นมิลลิเมตร)
คำแนะนำ (Pro Tip): ตารางแสดงผลตัวเลขด้วยฟอนต์ JetBrains Mono ช่วยให้อ่านหลักทศนิยมและเครื่องหมายบวกลบได้อย่างแม่นยำ
2.2
ขั้นตอนการบันทึกค่าสายตาใหม่
บันทึกผลการตรวจวัดสายตาของนักทัศนมาตรลงในระบบ
ขั้นตอนปฏิบัติการ (Action Checklist):
- เลือกลูกค้าที่ต้องการในหน้าระบบ CRM
- ในส่วนตารางประวัติค่าสายตา คลิกปุ่ม '+ บันทึกค่าสายตาใหม่'
- เลือกวันที่ตรวจวัด และระบุค่า PD (เช่น 64.0 mm)
- กรอกค่า SPH, CYL, AXIS, ADD ของตาขวา (OD) และตาซ้าย (OS)
- พิมพ์หมายเหตุหรือคำแนะนำเลนส์ (เช่น แนะนำเลนส์โปรเกรสซีฟกรองแสงสีฟ้าสำหรับทำงานหน้าจอ)
- กดปุ่ม 'บันทึกค่าสายตา'
คำแนะนำ (Pro Tip): ระบบจะเก็บประวัติการตรวจวัดทุกครั้งเรียงตามลำดับเวลา ทำให้สามารถเปรียบเทียบค่าสายตาเดิมกับค่าสายตาใหม่ของลูกค้าได้ตลอดเวลา
2.3
การพิมพ์บัตรบันทึกค่าสายตามอบให้ลูกค้า (Print Prescription Card)
พิมพ์การ์ดค่าสายตาขนาดกะทัดรัด มอบให้ลูกค้าพกติดตัวหรือนำไปใช้อ้างอิง
ขั้นตอนปฏิบัติการ (Action Checklist):
- ในกล่องประวัติค่าสายตาของการตรวจรอบนั้น ให้คลิกปุ่ม 'พิมพ์ใบค่าสายตา' (รูปเครื่องพิมพ์)
- ระบบจะแสดงหน้าต่างบัตรค่าสายตาที่มีชื่อร้าน, ข้อมูลลูกค้า, ตาราง OD/OS และเงื่อนไขการรับประกัน
- คลิกปุ่ม 'พิมพ์บัตรค่าสายตา' เพื่อสั่งพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ได้ทันที
คำแนะนำ (Pro Tip): เอกสารการพิมพ์ถูกตั้งค่า CSS รูปแบบ Clean Print จะซ่อนแถบเมนูและพื้นหลังมืดออกอัตโนมัติ
3. การเปิดบิลสั่งตัดแว่น & ส่งงานช่าง (Orders & Job Sheet)
ขาย & ส่งงาน3.1
การเปิดบิลสั่งตัดแว่นตาใหม่ (Create Order)
บันทึกรายการสั่งซื้อ เลือกกรอบแว่น เลนส์ และยอดชำระเงิน
ขั้นตอนปฏิบัติการ (Action Checklist):
- คลิกปุ่ม '+ เปิดบิลสั่งตัด' จากแถบ Header หรือในหน้ารายการสั่งตัด
- เลือกลูกค้าที่ต้องการเปิดบิล
- เลือกกรอบแว่นตา: สามารถคลิกเลือกด่วนจากสต็อกหน้าร้าน หรือพิมพ์ระบุรุ่นเอง
- เลือกชนิดเลนส์: สามารถคลิกชิปสูตรเลนส์ยอดนิยม (เช่น โปรเกรสซีฟ Hoya, บลูบล็อก Essilor) หรือพิมพ์เอง
- ระบุยอดเงินรวม และเลือกอายุการรับประกัน (6 เดือน, 1 ปี, 2 ปี)
- เลือกสถานะเริ่มต้น: 'รอดำเนินการ (Pending)'
- กดปุ่ม 'เปิดบิลสั่งตัด' ระบบจะบันทึกบิลและตัดสต็อกสินค้าให้อัตโนมัติ
คำแนะนำ (Pro Tip): หากเลือกกรอบแว่นจากสต็อก ระบบจะตัดจำนวนคงเหลือในคลังสินค้าลง 1 ชิ้นโดยอัตโนมัติทันที
3.2
การพิมพ์ใบสั่งงานประกอบเลนส์ให้ช่าง (Print Job Order Sheet)
ส่งมอบเอกสารระบุสเปกเลนส์และกรอบให้ช่างฝนประกอบเลนส์หน้าร้าน
ขั้นตอนปฏิบัติการ (Action Checklist):
- ในหน้ารายการสั่งตัดแว่น (Orders) ค้นหาออร์เดอร์ของลูกค้าที่ต้องการ
- คลิกปุ่ม 'ใบสั่งงาน' (รูปเอกสาร/เครื่องพิมพ์) ในแถวของออร์เดอร์นั้น
- ระบบจะเปิดเอกสาร 'ใบสั่งงานประกอบเลนส์ (Job Order Sheet)' ที่มีรายละเอียดครบถ้วน
- คลิกปุ่ม 'สั่งพิมพ์ใบงาน (Print)' เพื่อนำแผ่นงานแนบไปกับกล่องแว่นส่งเข้าห้องประกอบ
- มีช่องสำหรับให้ช่างตรวจ QC ลงชื่อ และลูกค้าลงชื่อรับมอบ
คำแนะนำ (Pro Tip): ช่วยลดความผิดพลาดในการประกอบเลนส์ผิดข้าง หรือตัดเลนส์ผิดรุ่นได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3.3
การติดตามและอัปเดตสถานะงาน (Update Status)
เปลี่ยนสถานะเพื่อให้พนักงานหน้าร้านรู้ว่าแว่นประกอบเสร็จพร้อมส่งมอบแล้วหรือยัง
ขั้นตอนปฏิบัติการ (Action Checklist):
- รอดำเนินการ (⏳ สีส้ม): ช่างกำลังรอเลนส์ หรือกำลังตัดประกอบในห้องแล็บ
- พร้อมรับแว่น (👓 สีฟ้าอมเขียว): แว่นประกอบเสร็จ ตรวจ QC ผ่านเรียบร้อย รอส่งมอบให้ลูกค้า
- รับแว่นแล้ว (✅ สีเขียว): ลูกค้าเข้ามารับแว่น ลองใส่ ดัดปรับทรง และชำระเงินครบถ้วน
คำแนะนำ (Pro Tip): สามารถคลิกเปลี่ยนสถานะผ่านกล่อง Dropdown ในตารางได้ทันทีโดยไม่ต้องเข้าหน้าแก้ไข
4. การบริหารจัดการคลังสินค้า (Inventory & Stock)
สต็อกเรียลไทม์4.1
การตรวจนับและดูสถานะสินค้าคงคลัง
ตรวจสอบจำนวนคงเหลือของกรอบแว่น เลนส์สต็อก และคอนแทกต์เลนส์
ขั้นตอนปฏิบัติการ (Action Checklist):
- เข้าสู่เมนู 'คลังกรอบ & เลนส์ (Inventory)'
- ดูภาพรวม KPI ด้านบน: ยอดสต็อกรวม, จำนวนกรอบแว่น, เลนส์สต็อก, และสินค้าที่ใกล้หมด
- ใช้แท็บหมวดหมู่เพื่อกรองดูเฉพาะ 'กรอบแว่น', 'เลนส์สายตา', 'คอนแทกต์เลนส์', หรือ 'อุปกรณ์เสริม'
- ใช้ช่องค้นหาเพื่อพิมพ์ค้นหาตามชื่อแบรนด์ (เช่น Silhouette, Bolon, Ray-Ban) หรือรหัสรุ่น
คำแนะนำ (Pro Tip): สินค้าที่จำนวนคงเหลือต่ำกว่าเกณฑ์แจ้งเตือน จะถูกไฮไลต์สีส้ม/แดงพร้อมไอคอนเตือนโดยอัตโนมัติ
4.2
ปุ่มลัดปรับสต็อกด่วน (+1 / -1)
เพิ่มหรือลดจำนวนสินค้าคงเหลือได้ทันทีเมื่อรับของเข้าหรือส่งของออก
ขั้นตอนปฏิบัติการ (Action Checklist):
- ในคอลัมน์ 'ปรับสต็อกด่วน' จะมีปุ่มเครื่องหมายลบ (-) และบวก (+)
- กดปุ่ม (+) เพื่อเพิ่มสต็อก 1 ชิ้นทันทีเมื่อได้รับสินค้าเข้ามาเติม
- กดปุ่ม (-) เพื่อลดสต็อก 1 ชิ้นเมื่อมีการจำหน่ายหรือตัดชำรุด
- ระบบจะบันทึกยอดใหม่ลงฐานข้อมูลทันทีแบบเรียลไทม์
คำแนะนำ (Pro Tip): พนักงานนับสต็อกหน้าร้านสามารถใช้ปุ่มนี้ผ่านหน้าจอมือถือหรือแท็บเล็ตได้อย่างสะดวกรวดเร็ว
4.3
การเพิ่มสินค้าใหม่เข้าสู่คลังสินค้า
บันทึกข้อมูลสินค้าล็อตใหม่เข้าสู่ระบบ
ขั้นตอนปฏิบัติการ (Action Checklist):
- คลิกปุ่ม '+ เพิ่มสินค้าใหม่เข้าสต็อก' สีฟ้าที่มุมขวาบน
- เลือกหมวดหมู่: กรอบแว่นตา, เลนส์สายตา, คอนแทกต์เลนส์, หรืออุปกรณ์เสริม
- ระบุยี่ห้อ/แบรนด์, ชื่อรุ่น, รหัสโมเดล (Model Code)
- ระบุจำนวนสต็อกเริ่มต้น และจำนวนขั้นต่ำที่ต้องการให้ระบบแจ้งเตือน (Min Stock Alert)
- กรอกราคาทุน และราคาขายหน้าร้าน
- กดปุ่ม 'บันทึกเข้าสต็อก'
คำแนะนำ (Pro Tip): ควรระบุรหัสโมเดลที่พิมพ์อยู่บนขาแว่น เพื่อความสะดวกในการเช็กสต็อกเปรียบเทียบกับสินค้าจริง
5. ตารางนัดหมายตรวจวัดสายตา (Appointments & Queue)
จัดคิวตรวจ5.1
การสร้างนัดหมายตรวจวัดสายตาใหม่
จองคิวตรวจวัดสายตากับนักทัศนมาตร หรือนัดหมายรับแว่นตาล่วงหน้า
ขั้นตอนปฏิบัติการ (Action Checklist):
- เข้าสู่เมนู 'นัดหมายตรวจวัดสายตา' แล้วคลิกปุ่ม '+ สร้างการนัดหมายใหม่'
- พิมพ์เบอร์โทรศัพท์ลูกค้า: หากลูกค้าเคยมีประวัติในระบบ CRM แล้ว ระบบจะดึงชื่อ-นามสกุลมาใส่ให้อัตโนมัติ
- เลือกวันที่และเวลานัดหมาย (เช่น 10:30 น.)
- เลือกประเภทบริการ: เช่น ตรวจวัดสายตาประกอบเลนส์โปรเกรสซีฟ, ตรวจสายตาทั่วไป, หรือนัดดัดปรับทรงแว่น
- ระบุชื่อนักทัศนมาตรหรือช่างผู้ตรวจ (เช่น นักทัศนมาตร เอกชัย O.D.)
- กดปุ่ม 'บันทึกคิวนัดหมาย'
คำแนะนำ (Pro Tip): สำหรับการตรวจเลนส์โปรเกรสซีฟ ควรเว้นระยะเวลาตรวจอย่างน้อย 30-45 นาทีต่อเคส
5.2
การกรองดูคิวนัดหมายและการเปลี่ยนสถานะ
ตรวจสอบคิวตรวจประจำวันและอัปเดตความคืบหน้า
ขั้นตอนปฏิบัติการ (Action Checklist):
- คลิกแท็บ 'วันนี้' เพื่อดูเฉพาะคิวที่จะเข้ามาในวันนี้
- คลิกแท็บ 'วันพรุ่งนี้' เพื่อเตรียมความพร้อมล่วงหน้า
- เมื่อลูกค้ามาถึงหน้าร้าน สามารถเปลี่ยนสถานะเป็น 'ยืนยันแล้ว'
- เมื่อตรวจวัดและส่งต่อเรียบร้อย เปลี่ยนสถานะเป็น 'ตรวจเสร็จแล้ว'
คำแนะนำ (Pro Tip): ชื่อลูกค้าในตารางนัดหมายสามารถคลิกเพื่อเปิดดูประวัติสายตาในระบบ CRM ได้ทันทีด้วยปุ่มลิงก์ลัด
6. นโยบายการรับประกัน & บริการหลังการขาย (Store Warranty)
ความเชื่อมั่น6.1
การรับประกันค่าสายตา 30 วัน (Comfort Guarantee)
รับประกันความสบายตาจากการตรวจวัดของร้าน
ขั้นตอนปฏิบัติการ (Action Checklist):
- หากลูกค้าใส่แว่นแล้วรู้สึกไม่สบายตา มึนงง หรือปรับตัวกับเลนส์ใหม่ไม่ได้ภายใน 30 วัน ทางร้านยินดีตรวจเช็กซ้ำและปรับเปลี่ยนค่าสายตาให้ทันทีโดยไม่มีค่าใช้จ่าย
- แนะนำให้ลูกค้าทดลองใส่ปรับสายตาอย่างต่อเนื่อง 1-2 สัปดาห์แรก โดยเฉพาะเลนส์โปรเกรสซีฟ
คำแนะนำ (Pro Tip): บันทึกวันที่สั่งตัดในระบบ จะช่วยคำนวณวันหมดประกัน 30 วันและแสดงผลอัตโนมัติ
6.2
บริการฟรีตลอดอายุการใช้งาน (Lifetime Free Care)
บริการหลังการขายที่สร้างความประทับใจให้ลูกค้าประจำ
ขั้นตอนปฏิบัติการ (Action Checklist):
- บริการดัดปรับทรงขาแว่น และดัดแป้นจมูกให้กระชับเข้ากับรูปหน้า
- บริการล้างทำความสะอาดแว่นตาด้วยเครื่องอัลตราโซนิก (Ultrasonic Cleaner)
- บริการขันน็อต เปลี่ยนน็อต และเปลี่ยนปลอกแป้นจมูกฟรีตลอดอายุการใช้งาน
คำแนะนำ (Pro Tip): สามารถแจ้งสิทธิประโยชน์นี้ให้ลูกค้าทราบขณะส่งมอบแว่น เพื่อสร้างความผูกพันและบอกต่อ
ต้องการความช่วยเหลือหรือเสนอแนะเพิ่มเติม?
ระบบร้านแว่นเอื้ออาทร คลอง8 พัฒนาเพื่อการทำงานที่รวดเร็วและแม่นยำสูงสุด